فهم مواعيد تسليم نموذج W-2: متى يتم إرسال نماذج W-2 وماذا يحدث إذا تخلف صاحب العمل عن الموعد النهائي

خلال موسم الضرائب، تعتبر مهمة تتبع جميع المستندات الضرورية لتقديم إقرارك الضريبي قبل الموعد النهائي لمصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) من المهام الحيوية. إذا تركت وظيفتك خلال السنة الضريبية، فمن المحتمل أن تكون في انتظار استلام نموذج W-2 الخاص بك—والتوقيت مهم. حيث أن توقيت إرسال نماذج W-2 له تأثير كبير على تقديمك الضريبي. بموجب القانون، يجب على أصحاب العمل إصدار هذه النماذج بحلول موعد محدد، وفهم متى يحدث ذلك يمكن أن يساعدك على التخطيط مسبقًا ومعرفة ما يجب فعله إذا وصلتك متأخرة أو لم تصل على الإطلاق.

جدول زمني لنموذج W-2: التواريخ الرئيسية التي تحتاج إلى معرفتها

حددت مصلحة الضرائب الأمريكية موعدًا نهائيًا صارمًا يجب على أصحاب العمل الالتزام به: يجب إرسال جميع نماذج W-2 للموظفين بحلول 31 يناير من العام التالي. إذا وقع 31 يناير في عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية، يتم تأجيل الموعد النهائي إلى يوم العمل التالي. بالنسبة للسنة الضريبية 2025، هذا يعني أن جميع أصحاب العمل يجب أن يكونوا قد أرسلوا نماذج W-2 للموظفين بحلول 31 يناير 2026.

هذا الموعد النهائي في 31 يناير يخدم غرضًا محددًا—فهو يمنح الموظفين وقتًا كافيًا لجمع مستنداتهم الضريبية وتقديم إقراراتهم بحلول 15 أبريل. يعترف القانون بأن العمال يحتاجون إلى هذه الفترة للتحضير لتقديم إقرارات دقيقة، وأصحاب العمل الذين يفشلون في الالتزام بالموعد النهائي يواجهون عواقب مالية كبيرة.

من المهم ملاحظة أنه عندما يرسل صاحب العمل نموذج W-2 بالبريد، قد يستغرق وصوله عدة أيام أو أسابيع بعد الموعد النهائي في 31 يناير. لهذا السبب يُطلب من أصحاب العمل ختم الطابع البريدي قبل هذا التاريخ، وليس تسليم النماذج بحلول ذلك التاريخ. إذا كنت لا تزال تنتظر استلام النموذج بعد أسابيع من 31 يناير، فقد حان الوقت لاتخاذ إجراء.

ما هو نموذج W-2 ولماذا هو مهم؟

قبل استكشاف ما يجب فعله إذا لم تصل إليك W-2، من المفيد فهم سبب أهمية هذا المستند. نموذج W-2، المعروف رسميًا باسم بيان الأجور والضرائب، هو المستند الذي يستخدمه أصحاب العمل للإبلاغ عن أرباح الموظفين ومعلومات الضرائب لكل من العاملين ومصلحة الضرائب الأمريكية.

يحتوي نموذج W-2 الخاص بك على عدة معلومات رئيسية:

الأرباح والتعويضات. يُظهر إجمالي الأجور، والtips، والتعويضات الأخرى التي تلقيتها خلال السنة الضريبية.

الضرائب الفيدرالية المقتطعة. يُبلغ هذا السطر عن مقدار ضريبة الدخل الفيدرالية التي خصمها صاحب العمل من رواتبك على مدار العام بناءً على اختياراتك في استقطاع الضرائب عبر نموذج W-4.

مساهمات الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية. توثق W-2 مساهماتك في الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية، لضمان حصولك على الاعتمادات الصحيحة لمستقبلك التقاعدي.

الضرائب على مستوى الولاية والمحلية. إذا عملت في ولاية أو منطقة تفرض ضرائب على الدخل، يُظهر W-2 المبالغ المخصومة لهذه الأغراض.

الخصومات والمزايا الإضافية. قد يتضمن النموذج معلومات عن مساهمات خطة التقاعد، وأقساط التأمين الصحي المدفوعة من خلال خصومات قبل الضرائب، وغيرها من مزايا الموظف.

تقوم مصلحة الضرائب بمطابقة المعلومات الموجودة في W-2 مع إقرارك الضريبي. إذا اختلف الدخل الذي تبلغ عنه عما يظهر في W-2 الخاص بك، أو إذا لم تقدم إقرارًا على الإطلاق، ستتواصل معك مصلحة الضرائب. لهذا السبب، فإن استلام W-2 دقيق هو أمر حاسم لضمان صحة وكمال إقرارك الضريبي.

خطوات الحصول على W-2 إذا لم تتلقاه

إذا مررت بالفعل 31 يناير وما زلت لا تملك W-2 من صاحب عمل سابق، لا داعي للذعر—هناك عدة طرق يمكنك اتباعها.

اتصل بصاحب العمل السابق مباشرة. تواصل مع قسم الموارد البشرية أو قسم الرواتب واطلب منهم بلطف إرسال W-2 الخاص بك. أكد أن لديهم عنوان بريدك الحالي أو بريدك الإلكتروني. إذا كنت قد انتقلت منذ ترك العمل، قد يكون النموذج قد تم تسليمه إلى عنوان قديم. اطلب تقديرًا لموعد استلامه.

تحقق من الوصول عبر الإنترنت. يوفر العديد من أصحاب العمل الآن نماذج W-2 من خلال بوابات إلكترونية آمنة. إذا كان صاحب العمل السابق يوفر هذه الخدمة، قم بتسجيل الدخول وتحميل النموذج مباشرة. غالبًا ما يكون هذا أسرع طريقة للحصول على W-2 دون الانتظار لوصول البريد.

اتصل بمصلحة الضرائب للمساعدة. إذا لم يستجب صاحب العمل أو ادعى أنه أرسل النموذج بالفعل، يمكنك الاتصال بمصلحة الضرائب على الرقم 1-800-829-1040. جهز المعلومات التالية قبل الاتصال:

• اسمك، عنوانك، رقم الضمان الاجتماعي، ورقم هاتفك
• اسم صاحب العمل السابق، عنوانه، ورقم هاتفه
• تواريخ عملك هناك
• تقدير لأرباحك والضرائب المقتطعة بناءً على قسيمة الراتب النهائية

ستتواصل مصلحة الضرائب مع صاحب العمل القديم نيابة عنك لطلب النموذج المفقود.

اطلب تمديدًا لتقديم الإقرار إذا كانت الموعد النهائي في 15 أبريل يقترب. لديك خياران إذا كنت تنفد من الوقت. أولاً، يمكنك تقديم النموذج 4868 لطلب تمديد تلقائي لمدة ستة أشهر. تذكر أن التمديد يمنحك مزيدًا من الوقت لتقديم الإقرار، لكنه لا يمنحك وقتًا إضافيًا لدفع الضرائب المستحقة. احسب تقديرك للضريبة المستحقة باستخدام قسائم الراتب وقدم الدفع بحلول 15 أبريل، حتى لو لم يكن إقرارك مكتملًا. بمجرد حصولك على التمديد، يمكنك إنشاء حساب إلكتروني على مصلحة الضرائب وطلب نسخة من بيان الأجور والدخل، والذي يعرض جميع معلومات W-2 التي لدى مصلحة الضرائب عنك. عادةً ما تصل هذه النسخة بحلول يونيو أو يوليو.

قدم إقرارك بدون W-2 باستخدام النموذج 4852. بدلاً من ذلك، يمكنك تقديم إقرارك الضريبي باستخدام النموذج 4852، بديل عن نموذج W-2، بيان الأجور والضرائب. يتيح لك هذا تقدير دخلك والضرائب المقتطعة بأكبر قدر ممكن استنادًا إلى قسائم الراتب. ومع ذلك، إذا أظهر W-2 الخاص بك لاحقًا معلومات مختلفة بشكل كبير، قد تحتاج إلى تقديم إقرار معدل. العمل مع محترف ضرائب خلال هذه العملية يمكن أن يساعد في ضمان تقديم إقرار دقيق.

غرامات صاحب العمل: عواقب عدم الالتزام بمواعيد W-2

يواجه أصحاب العمل الذين يفشلون في إرسال نماذج W-2 في الوقت المحدد غرامات كبيرة بموجب القانون الفيدرالي. تفرض مصلحة الضرائب غرامات على كل نموذج، مما يعني أن المخالفة تؤثر ليس فقط على الموظف ولكن أيضًا على نسخة مصلحة الضرائب، مما يزيد من تكلفة صاحب العمل.

بالنسبة لنماذج W-2 التي كان من المفترض أن تُرسل في 2024، هيكل الغرامات هو:

• النماذج التي تُرسل حتى 30 يومًا متأخرًا: 60 دولارًا لكل نموذج
• النماذج التي تُرسل من 31 يومًا وحتى 1 أغسطس: 120 دولارًا لكل نموذج
• النماذج التي تُرسل بعد 1 أغسطس أو لم تُرسل على الإطلاق: 310 دولارات لكل نموذج
• الإهمال المتعمد أو التجاهل المتعمد: 630 دولارًا لكل نموذج

إليك كيف تتراكم الغرامات: تخيل شركة لديها 10 موظفين لم ترسل نماذج W-2 إلا في سبتمبر. بما أن كل W-2 يُحتسب كنسختين (واحدة لمصلحة الضرائب، وواحدة للموظف)، وكل واحدة تكلف 310 دولارات، فإن التكلفة لكل موظف هي 620 دولارًا. ولـ10 موظفين، يكون المجموع 6,200 دولار غرامات—وذلك قبل أن تضيف مصلحة الضرائب الفوائد، التي يمكن أن تزيد من التكلفة بشكل كبير.

يخلق هيكل الغرامات حافزًا قويًا لأصحاب العمل للالتزام بموعد 31 يناير. لا يوجد حد أقصى للمبالغ الإجمالية للغرامات، لذلك قد تواجه شركة بها مئات الموظفين غرامات بمئات الآلاف من الدولارات بسبب فشل منهجي في إرسال نماذج W-2 في الوقت المحدد.

الخلاصة

فهم موعد إرسال نماذج W-2 يساعدك على البقاء منظمًا خلال موسم الضرائب. يجب على أصحاب العمل إرسال نماذج W-2 بحلول 31 يناير، مما يمنح الموظفين وقتًا لتقديم الإقرارات بحلول 15 أبريل. إذا لم تتلق W-2 من صاحب عمل سابق، اتصل بهم، أو تحقق من البوابات الإلكترونية، أو تواصل مع مصلحة الضرائب. إذا كانت المدة تنفد، يمكنك تقديم طلب تمديد أو استخدام النموذج 4852 للتقديم بتقديرات. في الوقت نفسه، يواجه أصحاب العمل غرامات كبيرة على عدم الالتزام بهذه المواعيد، لذلك يلتزم معظمهم بالمتطلبات. كن نشطًا في تتبع W-2 الخاص بك—فهو أحد أهم المستندات التي ستحتاجها عند موسم الضرائب.