Lấy W-2 của bạn: Thời gian biểu và các bước hành động cho năm thuế 2025

Khi chúng ta bước vào cuối mùa đông, nhiều nhân viên đang chờ đợi một tài liệu quan trọng để nộp thuế — mẫu W-2. Nếu bạn đang tự hỏi khi nào tôi sẽ nhận được W-2 của mình, câu trả lời ngắn gọn là nhà tuyển dụng phải gửi nó trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Đối với năm thuế 2025, điều đó có nghĩa là W-2 của bạn nên đã đến (hoặc sẽ đến rất sớm) vào cuối tháng 1 năm 2026. Nhưng nếu bạn vẫn chưa có nó thì sao? Dưới đây là tất cả những điều bạn cần biết về thời điểm mong đợi W-2, những bước cần làm nếu thiếu, và các hình phạt mà nhà tuyển dụng phải đối mặt nếu không gửi đúng hạn.

Hiểu về Mẫu W-2: Nền tảng của Tờ Khai Thuế của Bạn

Trước khi đi vào các mốc thời gian, hãy làm rõ bạn đang chờ đợi điều gì. Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là tài liệu nhà tuyển dụng sử dụng để báo cáo số tiền bạn đã kiếm được và số thuế đã bị khấu trừ từ lương của bạn. Tài liệu này chứa các thông tin quan trọng bao gồm:

• Tổng thu nhập của bạn: Tất cả tiền lương, tiền tips, và khoản bồi thường bạn nhận trong năm thuế
• Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ: Số tiền chính xác nhà tuyển dụng đã trích từ lương của bạn để nộp thuế liên bang dựa trên lựa chọn W-4 của bạn
• Đóng góp An sinh xã hội và Medicare: Các khoản đóng góp vào các chương trình này, đảm bảo bạn được ghi nhận đúng quyền lợi trong tương lai
• Thông tin thuế của bang và địa phương: Các khoản khấu trừ thuế cho bất kỳ bang hoặc địa phương nào nơi bạn kiếm thu nhập
• Các khoản khấu trừ và lợi ích bổ sung: Chi tiết về đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế, và các lợi ích trước thuế khác

IRS yêu cầu nhà tuyển dụng gửi bản sao cho bạn và cơ quan thuế. Bất kỳ sự không khớp nào giữa những gì bạn khai báo và nội dung trên W-2 của bạn đều có thể dẫn đến cuộc điều tra của IRS, do đó độ chính xác là rất quan trọng.

Thời hạn chính thức: Khi nào Nhà tuyển dụng Phải Gửi W-2 của Bạn

Quy định của IRS rõ ràng: tất cả nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 qua dấu b postage hoặc truyền điện tử trước ngày 31 tháng 1 của năm thuế tiếp theo. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, nhà tuyển dụng có thêm thời gian đến ngày làm việc tiếp theo. Đối với năm thuế 2025, hạn chót là ngày 31 tháng 1 năm 2026.

Nếu nhà tuyển dụng gửi W-2 của bạn qua thư, bạn có thể nhận được sau vài ngày, điều này là bình thường. Tuy nhiên, nếu đã giữa tháng 2 hoặc muộn hơn mà bạn vẫn chưa nhận được W-2, đã đến lúc bạn cần hành động. Hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 đang đến gần, và bạn sẽ cần tài liệu này để hoàn thành tờ khai chính xác.

Các bước theo thứ tự: Cách Tìm kiếm W-2 Mất của Bạn

Nếu bạn chưa nhận được W-2, dưới đây là các hành động cụ thể theo thứ tự:

Liên hệ trực tiếp với Nhà tuyển dụng

Bước đầu tiên là liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương của công ty cũ — những bộ phận này phát hành W-2. Khi gọi hoặc gửi email, lịch sự yêu cầu mẫu và xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển nhà sau khi rời khỏi công việc, W-2 có thể đã gửi đến địa chỉ cũ. Hãy hỏi về ngày dự kiến gửi để đặt kỳ vọng.

Kiểm tra cổng thông tin trực tuyến

Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp quyền truy cập W-2 qua cổng nhân viên bảo mật. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp dịch vụ này, hãy đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn và tìm kiếm tài liệu thuế. Đây thường là cách nhanh nhất để lấy những gì bạn cần — đôi khi bạn có thể tải xuống ngay lập tức.

Liên hệ IRS

Nếu nhà tuyển dụng không phản hồi sau các yêu cầu lặp lại của bạn, IRS có thể can thiệp. Gọi số 1-800-829-1040 và chuẩn bị sẵn:

• Tên, địa chỉ, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
• Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng cũ
• Các ngày bạn đã làm việc
• Ước tính thu nhập hàng năm và số thuế liên bang đã khấu trừ (kiểm tra phiếu lương cuối cùng của bạn)

IRS sau đó sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng của bạn thay mặt để yêu cầu mẫu thiếu.

Hết Thời Gian? Các Lựa Chọn Nộp Thuế của Bạn

Đã giữa tháng 2 hoặc muộn hơn và bạn vẫn cần W-2? Bạn có hai lựa chọn hợp pháp:

Lựa chọn 1: Yêu cầu Gia hạn Nộp Thuế

Sử dụng Mẫu 4868 (Đơn xin Gia hạn Tự động Nộp thuế) để kéo dài thời hạn nộp thêm sáu tháng đến giữa tháng 10. Lưu ý quan trọng: gia hạn chỉ kéo dài thời gian nộp, không kéo dài thời gian thanh toán. Ước tính số thuế của bạn dựa trên phiếu lương và nộp bất kỳ khoản thuế nào còn thiếu trước ngày 15 tháng 4. Khi có W-2, bạn có thể tạo tài khoản trực tuyến với IRS và yêu cầu Bản sao Thu nhập và Lương, phản ánh những gì nhà tuyển dụng đã báo cáo về thu nhập của bạn. Dự kiến bạn sẽ nhận được bản sao này vào cuối mùa hè.

Lựa chọn 2: Nộp Thuế dựa trên Thông tin Ước tính

Bạn có thể nộp thuế ngay lập tức bằng Mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2), cho phép bạn ước tính thu nhập và khấu trừ của mình càng chính xác càng tốt dựa trên phiếu lương. Điểm cần lưu ý: nếu sau này W-2 thực tế của bạn cho thấy số liệu khác biệt đáng kể, bạn sẽ phải sửa lại tờ khai. Phương pháp này phù hợp nhất nếu thu nhập và khấu trừ của bạn trong năm khá đơn giản. Trong các trường hợp phức tạp, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế trước khi tiến hành.

Trách nhiệm của Nhà tuyển dụng: Điều Gì Xảy Ra Khi W-2 Không Được Gửi

Ngược lại, các nhà tuyển dụng vi phạm yêu cầu của IRS phải đối mặt với các hậu quả tài chính đáng kể. Luật liên bang quy định phạt theo từng mẫu W-2 gửi muộn hoặc thiếu — không giới hạn tổng số tiền phạt.

Đến năm 2026, cấu trúc phạt như sau:

• Gửi muộn tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Từ ngày 31 đến 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không gửi: $310 mỗi mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: $630 mỗi mẫu

Lý do các khoản phạt này cộng dồn nhanh chóng là vì có một W-2 gửi cho IRS và một cho mỗi nhân viên. Ví dụ, một công ty có 10 nhân viên không gửi W-2 đến tháng 9, mỗi mẫu bị phạt $310, tổng cộng là $620 mỗi nhân viên (2 mẫu × $310). Nhân lên 10 nhân viên, công ty phải trả $6,200 — chưa tính lãi suất mà IRS cũng tính vào các khoản phạt này. Điều này có thể khiến doanh nghiệp phải trả hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn đô la.

Các khoản phạt đáng kể này nhằm khuyến khích nhà tuyển dụng tuân thủ thuế và bảo vệ quyền lợi của người lao động trong việc nộp tờ khai chính xác đúng hạn.

Kết Luận

Khi nào tôi sẽ nhận được W-2 của mình? Trước ngày 31 tháng 1 của năm thuế tiếp theo — và việc nhận đúng hạn là rất quan trọng để kịp thời nộp trước ngày 15 tháng 4. Nếu W-2 của bạn chưa đến vào giữa tháng 2, đừng hoảng loạn: liên hệ với nhà tuyển dụng, kiểm tra cổng trực tuyến hoặc gọi IRS để được giúp đỡ. Bạn có các lựa chọn để nộp đúng hạn, dù qua gia hạn hay nộp dựa trên ước tính. Về phía nhà tuyển dụng, IRS coi trọng việc tuân thủ, với các hình phạt tăng dần nhằm đảm bảo mọi người lao động nhận được tài liệu quan trọng này kịp thời. Nếu bạn gặp phải tình huống thuế phức tạp, làm việc với chuyên gia thuế có thể giúp bạn yên tâm hơn.