Hiểu sự khác biệt: W-2 là gì và W-4 là gì?

Nếu bạn đang làm việc tại Hoa Kỳ, bạn sẽ gặp hai mẫu thuế quan trọng trong kế hoạch tài chính hàng năm của mình: mẫu W-2 và W-4. Mặc dù cả hai đều liên quan đến thu nhập và thuế, nhưng chúng phục vụ các mục đích hoàn toàn khác nhau và được sử dụng ở các giai đoạn khác nhau của quá trình nộp thuế. Hãy cùng phân tích xem mỗi mẫu có chức năng gì và tại sao việc hiểu rõ sự khác biệt lại quan trọng đối với sức khỏe tài chính của bạn.

W-2 là gì và tại sao nhà tuyển dụng cần nó

W-2, chính thức gọi là Bảng lương và thuế, là một hồ sơ toàn diện mà nhà tuyển dụng của bạn chuẩn bị vào cuối mỗi năm dương lịch. Tài liệu này tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến thu nhập của bạn và số thuế mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ thay bạn trong suốt năm.

Nhà tuyển dụng của bạn bắt buộc phải nộp W-2 cho Cục Thuế vụ (IRS) cho mỗi nhân viên có thu nhập từ 600 đô la trở lên trong năm thuế, hoặc có bất kỳ khoản thuế thu nhập liên bang nào bị khấu trừ, bất kể tổng thu nhập là bao nhiêu. Mẫu này sẽ đến hộp thư của bạn hoặc qua điện tử trước ngày 31 tháng 1, là hạn chót của IRS để các nhà tuyển dụng gửi các tài liệu này.

Thông tin cụ thể nào xuất hiện trên W-2 của bạn? Tài liệu này bao gồm tổng số tiền lương, tiền thưởng, và các khoản thù lao khác bạn nhận được; phần thu nhập của bạn chịu thuế An sinh Xã hội và Medicare; số tiền thuế thu nhập liên bang đã bị khấu trừ từ lương của bạn; và các khoản thuế An sinh Xã hội và Medicare đã được trừ trước đó. Về cơ bản, W-2 là một hồ sơ lịch sử—nó ghi lại những gì đã xảy ra về mặt tài chính trong năm.

W-4 là gì và nó ảnh hưởng như thế nào đến lương thực nhận của bạn

W-4, hay Giấy chứng nhận Khấu trừ Thuế của Nhân viên, hoạt động theo một cách hoàn toàn khác. Thay vì là một bản tóm tắt cuối năm do nhà tuyển dụng chuẩn bị, mẫu này là thứ bạn điền và kiểm soát. Nó xác định số thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng của bạn nên khấu trừ từ mỗi lần trả lương dựa trên tình hình tài chính cá nhân của bạn.

Khi bạn điền W-4, bạn về cơ bản đang nói với nhà tuyển dụng của mình liệu bạn muốn khấu trừ nhiều hay ít thuế hơn từ lương của mình. Các câu trả lời của bạn về tình trạng khai thuế, số người phụ thuộc, các nguồn thu nhập khác, và các khoản tín dụng thuế phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến phép tính này. Nếu bạn yêu cầu khấu trừ nhiều hơn, lương thực nhận của bạn sẽ giảm mỗi kỳ trả lương, nhưng bạn có thể nhận được khoản hoàn thuế khi nộp tờ khai thuế. Ngược lại, nếu bạn chọn khấu trừ ít hơn, bạn sẽ nhận được các khoản lương lớn hơn ngay lập tức, mặc dù có thể phải nộp thêm tiền cho IRS khi đến thời điểm nộp thuế.

Làm thế nào để biết bạn cần mẫu nào và khi nào

Thời điểm và mục đích của từng mẫu là khác biệt rõ ràng, đó là lý do tại sao thường xuyên xảy ra sự nhầm lẫn. Bạn nhận W-2 một cách thụ động—nhà tuyển dụng tạo ra và gửi cho bạn—và bạn cần có nó để nộp tờ khai thuế thu nhập trước ngày 15 tháng 4. Trong khi đó, W-4 là thứ bạn chủ động bắt đầu hoặc cập nhật bất cứ khi nào hoàn cảnh thay đổi. Bạn nên nộp mẫu W-4 mới khi bắt đầu làm việc tại một công ty mới, hoặc bất cứ khi nào một sự kiện quan trọng trong đời ảnh hưởng đến tình hình tài chính của bạn, như kết hôn, ly hôn, khai người phụ thuộc, hoặc thay đổi lớn về thu nhập trong hộ gia đình.

Những khác biệt chính về hoạt động giữa các tài liệu thuế này

Sự khác biệt cơ bản nằm ở chỗ ai tạo ra mẫu và khi nào nó được sử dụng. W-2 do nhà tuyển dụng tạo ra và phản ánh quá khứ—tổng hợp những gì đã xảy ra. W-4 do nhân viên tạo ra và hướng tới tương lai—nó định hình những gì sẽ xảy ra trong các khoản lương và nghĩa vụ thuế trong tương lai.

Một điểm khác biệt quan trọng nữa: W-2 là bắt buộc và tiêu chuẩn hóa trên tất cả các nhà tuyển dụng và nhân viên, trong khi W-4 có thể tùy chỉnh theo tình hình thuế cá nhân của bạn. Lựa chọn W-4 của bạn trực tiếp quyết định kết quả thuế của bạn, giúp bạn kiểm soát chiến lược khấu trừ. Trong khi đó, W-2 chỉ phản ánh các phép tính—những gì bạn đã kiếm được và những gì đã bị trừ trước đó.

Hiểu rõ những khác biệt này giúp bạn quản lý tình hình thuế của mình một cách chiến lược. Thay vì xem các mẫu này như những yêu cầu hành chính, hãy coi chúng như những công cụ: W-4 giúp bạn tối ưu hóa việc khấu trừ trong năm, còn W-2 cung cấp dữ liệu cần thiết để bạn hoàn tất nghĩa vụ với IRS hàng năm.