Розуміння термінів подання W-2: коли надсилаються форми W-2 і що трапляється, якщо ваш роботодавець пропустить термін

Під час податкового сезону одним із ключових завдань є пошук усіх необхідних документів для подання декларації до дедлайну IRS. Якщо ви залишили роботу протягом податкового року, ймовірно, ви очікуєте на форму W-2 — і час має значення. Коли форма W-2 надсилається, має велике значення для вашої податкової декларації. За законом, роботодавці зобов’язані видавати ці форми до визначеного терміну, і розуміння, коли це відбувається, допоможе вам спланувати заздалегідь і знати, що робити, якщо ваша форма надійде з запізненням або взагалі не надійде.

Таймлайн W-2: ключові дати, які потрібно знати

IRS встановив чіткий дедлайн, якого мають дотримуватися роботодавці: всі форми W-2 мають бути надіслані працівникам до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, дедлайн переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2025 це означає, що всі роботодавці мають надіслати свої форми W-2 працівникам до 31 січня 2026.

Цей дедлайн 31 січня має конкретну мету — надати працівникам достатньо часу для збору податкових документів і подання декларацій до 15 квітня. Закон визнає, що працівники потребують цього вікна для підготовки точних звітів, а роботодавці, які не дотримуються терміну, стикаються з значними фінансовими наслідками.

Важливо зазначити, що коли роботодавець надсилає W-2 поштою, може знадобитися кілька днів або тижнів, щоб вона дійшла після 31 січня. Саме тому роботодавці зобов’язані поставити штамп із датою 31 січня, а не доставити її саме в цей день. Якщо ви все ще чекаєте на свою форму кілька тижнів після 31 січня, настав час діяти.

Що саме таке форма W-2 і чому вона важлива?

Перш ніж розглядати, що робити, якщо ваша форма W-2 не надійшла, варто зрозуміти, чому цей документ так важливий. Форма W-2, офіційно називається «Звіт про заробітки та податки», — це документ, який роботодавці використовують для звіту про доходи працівників і податкову інформацію як для працівників, так і для IRS.

У вашій формі W-2 міститься кілька ключових даних:

Заробітки та компенсація. Це показує вашу загальну заробітну плату, чайові та інші види компенсацій, отриманих протягом податкового року.

Утриманий федеральний податок. Ця рядок повідомляє, скільки федерального податку ваш роботодавець утримав із ваших зарплат протягом року відповідно до ваших виборів у формі W-4.

Внески до соціального страхування та Medicare. Ваша W-2 документує внески до соціального страхування та Medicare, що забезпечує вам правильний кредит для майбутніх виплат.

Державні та місцеві податки. Якщо ви працювали у штаті або місцевості з податками на доходи, у цій формі показано, що було утримано для цих цілей.

Додаткові утримання та пільги. У формі може бути інформація про внески до пенсійних планів, страхові премії, сплачені через попередньо оподатковані відрахування, та інші пільги для працівників.

IRS порівнює інформацію у вашій формі W-2 із вашою податковою декларацією. Якщо ваші доходи відрізняються від тих, що вказані у W-2, або якщо ви взагалі не подаєте декларацію, IRS зв’яжеться з вами. Саме тому отримання точної W-2 є критичним для правильності та повноти вашої податкової декларації.

Кроки для отримання W-2, якщо ви її не отримали

Якщо минуло вже більше ніж 31 січня і ви все ще не маєте свою форму W-2 від попереднього роботодавця, не панікуйте — існує кілька способів вирішення.

Зв’яжіться безпосередньо з вашим колишнім роботодавцем. Зверніться до відділу кадрів або бухгалтерії й ввічливо попросіть їх надіслати вам W-2. Перевірте, чи мають вони вашу актуальну поштову адресу або електронну пошту. Якщо ви переїхали після звільнення, ваша форма могла бути доставлена за старою адресою. Запитайте приблизний час, коли ви можете її очікувати.

Перевірте можливість онлайн-доступу. Багато роботодавців тепер надають форми W-2 через захищені онлайн-портали. Якщо ваш колишній роботодавець пропонує цю послугу, увійдіть і завантажте форму безпосередньо. Це часто найшвидший спосіб отримати W-2 без очікування поштової доставки.

Зверніться до IRS за допомогою. Якщо ваш роботодавець не відповідає або стверджує, що вже надіслав вашу W-2, ви можете зателефонувати до IRS за номером 1-800-829-1040. Майте під рукою таку інформацію:

• ваше ім’я, адресу, номер соціального страхування та номер телефону
• назву, адресу та номер телефону вашого колишнього роботодавця
• дати роботи там
• приблизний дохід і утриманий податок, базуючись на вашій останній платіжній відомості

IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем від вашого імені, щоб запитати відсутню W-2.

Подавайте заявку на продовження терміну подання, якщо наближається 15 квітня. У вас є два варіанти, якщо час підтискає. По-перше, ви можете подати форму 4868, щоб автоматично отримати додаткові шість місяців. Пам’ятайте, що продовження дає вам більше часу для подання декларації, але не для сплати податків. Обчисліть свою приблизну суму податку за допомогою платіжних відомостей і сплатіть її до 15 квітня, навіть якщо декларація ще не готова. Після отримання продовження ви можете створити онлайн-рахунок у IRS і запросити Витяг про заробітки та доходи, що містить усю інформацію з W-2, яку має IRS. Цей витяг зазвичай надходить до червня або липня.

Подайте декларацію без W-2, використовуючи форму 4852. Або ж ви можете подати свою декларацію, використовуючи форму 4852 — «Замість форми W-2, Звіт про заробітки та податки». Це дозволяє вам приблизно оцінити свій дохід і утримані податки на основі платіжних відомостей. Однак, якщо пізніше ваша фактична W-2 показує суттєво іншу інформацію, можливо, доведеться подати виправлену декларацію. Співпраця з податковим фахівцем під час цього процесу допоможе вам подати правильно.

Штрафи роботодавців: наслідки пропуску дедлайнів W-2

Роботодавці, які не надсилають форми W-2 у встановлений термін, стикаються з суттєвими штрафами за федеральним законом. IRS накладає штрафи за кожну форму, тобто порушення стосується не лише працівника, а й копії для IRS, що збільшує вартість для роботодавця.

Для форм W-2, які мали бути надіслані у 2024 році, структура штрафів така:

• форми, надіслані з запізненням до 30 днів: $60 за форму
• форми, надіслані з 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• форми, надіслані після 1 серпня або не подані взагалі: $310 за форму
• навмисне ігнорування або умисне нехтування: $630 за форму

Ось як це виглядає на практиці: уявімо, що компанія з 10 працівниками не надсилає W-2 до вересня. Оскільки кожна W-2 враховується двічі (одна для IRS, одна для працівника), і кожна коштує $310, загальна сума штрафу становить $620 за працівника. Для 10 працівників це вже $6 200 штрафу — і це без урахування відсотків, які може додати IRS, що значно збільшує загальні витрати.

Структура штрафів створює сильний стимул для роботодавців дотримуватися дедлайну 31 січня. Загалом, штрафи не мають верхньої межі, тому компанія з сотнями працівників може стикнутися з штрафами у сотні тисяч доларів через систематичне невиконання обов’язку надсилати W-2 вчасно.

Підсумок

Розуміння, коли надсилаються форми W-2, допомагає залишатися організованим під час податкового сезону. Роботодавці мають надсилати W-2 до 31 січня, щоб працівники могли подати декларацію до 15 квітня. Якщо ви не отримали свою W-2 від попереднього роботодавця, зв’яжіться з ним, перевірте онлайн-портали або зверніться до IRS. Якщо час підтискає, ви можете подати заявку на продовження або використати форму 4852 для подання з оцінками. Тим часом роботодавці стикаються з серйозними штрафами за пропуск цих термінів, тому більшість виконує вимогу. Будьте активними у відстеженні своєї W-2 — це один із найважливіших документів, які вам знадобляться під час подання податкової декларації.