Obtenir votre W-2 : calendrier et étapes à suivre pour l'année fiscale 2025

Alors que nous approchons de la fin de l’hiver, de nombreux employés attendent un document crucial pour déposer leur déclaration de revenus : le formulaire W-2. Si vous vous demandez quand dois-je recevoir mon W-2, la réponse courte est que les employeurs doivent l’envoyer avant le 31 janvier de l’année suivante. Pour l’année fiscale 2025, cela signifie que votre W-2 devrait être arrivé (ou arriver très bientôt) d’ici la fin janvier 2026. Mais que faire si vous ne l’avez toujours pas reçu ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le moment où vous pouvez attendre votre W-2, ce qu’il faut faire s’il manque, et quelles pénalités les employeurs risquent s’ils ne l’envoient pas à temps.

Comprendre le formulaire W-2 : la base de votre déclaration de revenus

Avant d’aborder les délais, clarifions ce que vous attendez. Un formulaire W-2, officiellement appelé Déclaration des salaires et des impôts, est le document que votre employeur utilise pour déclarer combien vous avez gagné et quels impôts ont été retenus sur vos fiches de paie. Ce formulaire contient des informations essentielles, notamment :

• Vos revenus totaux : tous les salaires, pourboires et compensations que vous avez reçus durant l’année fiscale
• Impôt fédéral sur le revenu retenu : le montant exact que votre employeur a déduit pour les impôts fédéraux en fonction de votre déclaration W-4
• Cotisations à la Sécurité Sociale et à Medicare : montants versés à ces programmes, pour vous assurer de recevoir des droits futurs
• Informations sur les impôts d’État et locaux : retenues d’impôt pour tout État ou localité où vous avez gagné un revenu
• Deductions et avantages supplémentaires : détails sur les cotisations à la retraite, primes d’assurance santé, et autres avantages avant impôt

L’IRS exige que votre employeur envoie des copies à la fois à vous et à l’agence fiscale. Toute discordance entre ce que vous déclarez et ce qui figure sur votre W-2 entraînera une vérification de l’IRS, d’où l’importance de la précision.

La date limite officielle : quand votre employeur doit vous remettre votre W-2

La règle de l’IRS est claire : tous les employeurs doivent faire tamponner ou transmettre électroniquement les formulaires W-2 avant le 31 janvier de l’année fiscale suivante. Si cette date tombe un week-end ou un jour férié, l’employeur a jusqu’au jour ouvrable suivant. Pour l’année fiscale 2025, cette date limite était le 31 janvier 2026.

Si votre employeur a envoyé votre W-2 par courrier, vous pourriez le recevoir quelques jours après cette date, ce qui est normal. Cependant, si nous sommes déjà mi-février ou plus tard et que vous ne l’avez toujours pas reçu, il est temps d’agir. La date limite de dépôt de la déclaration est le 15 avril, et vous aurez besoin de ce document pour remplir votre déclaration avec précision.

Étape par étape : comment retrouver votre W-2 manquant

Si vous n’avez pas encore reçu votre W-2, voici les actions spécifiques à entreprendre, dans l’ordre :

Contactez directement votre employeur

Votre première démarche doit être de contacter le service des ressources humaines ou la paie de votre ancienne entreprise — ce sont ces équipes qui émettent les W-2. Lors de votre appel ou email, demandez poliment le formulaire et vérifiez votre adresse postale ou email actuel. Si vous avez déménagé depuis votre départ, votre W-2 pourrait avoir été envoyé à une ancienne adresse. Demandez une date de livraison estimée pour fixer vos attentes.

Vérifiez votre portail en ligne

De nombreux employeurs proposent désormais l’accès au W-2 via des portails sécurisés pour les employés. Si votre ancien employeur offre ce service, connectez-vous avec vos identifiants et recherchez vos documents fiscaux. C’est souvent le moyen le plus rapide d’obtenir ce dont vous avez besoin — parfois vous pouvez le télécharger immédiatement.

Faites intervenir l’IRS

Si votre employeur ne répond pas après vos demandes répétées, l’IRS peut intervenir. Appelez le 1-800-829-1040 et préparez :

• Votre nom, adresse, numéro de sécurité sociale et numéro de téléphone
• Le nom, l’adresse et les coordonnées de votre ancien employeur
• Les dates de votre emploi
• Une estimation de vos revenus annuels et de l’impôt fédéral retenu (vérifiez votre dernier bulletin de salaire)

L’IRS contactera alors votre employeur en votre nom pour exiger le formulaire manquant.

Plus de temps ? Vos options pour déposer votre déclaration

Vous êtes déjà mi-février ou plus tard et vous avez toujours besoin de ce W-2 ? Vous avez deux options légitimes :

Option 1 : Demander une prolongation de dépôt

Utilisez le formulaire 4868 (Demande de prolongation automatique pour déposer) pour vous accorder six mois supplémentaires jusqu’à mi-octobre. Attention : une prolongation retarde le dépôt, mais pas le paiement. Estimez votre impôt dû en utilisant vos bulletins de salaire et payez tout montant dû avant le 15 avril. Une fois que vous avez votre W-2, créez un compte en ligne auprès de l’IRS et demandez une Transcription des salaires et revenus, qui reflète ce que vos employeurs ont déclaré à propos de vos revenus. Attendez-vous à recevoir cette transcription d’ici la fin de l’été.

Option 2 : Déposer en utilisant des informations estimées

Vous pouvez déposer immédiatement en utilisant le formulaire 4852 (Substitut du formulaire W-2), qui vous permet d’estimer vos revenus et retenues aussi précisément que possible à partir de vos bulletins de salaire. Le problème : si votre W-2 réel montre des chiffres significativement différents, vous devrez corriger votre déclaration. Cette méthode fonctionne mieux si vos revenus et retenues ont été simples tout au long de l’année. Pour des situations complexes, consultez un professionnel de la fiscalité avant de procéder.

Responsabilité de l’employeur : que se passe-t-il si les W-2 ne sont pas envoyés

De l’autre côté, les employeurs qui ne respectent pas les exigences de l’IRS risquent de lourdes sanctions financières. La loi fédérale impose des pénalités par formulaire pour retard ou omission — sans limite maximale sur le total des pénalités.

Pour 2026, la structure des pénalités est la suivante :

• Jusqu’à 30 jours de retard : 60 $ par formulaire
• De 31 jours à 1er août : 120 $ par formulaire
• Après le 1er août ou non déposé : 310 $ par formulaire
• Discrétion intentionnelle : 630 $ par formulaire

Voici pourquoi ces pénalités s’accumulent rapidement : il y a un W-2 destiné à l’IRS et un autre à chaque employé. Imaginez une entreprise avec 10 employés qui n’envoie pas ses W-2 avant septembre. À 310 $ par formulaire, cela fait 620 $ par employé (310 $ × 2 formulaires). Multipliez par 10 employés, et l’entreprise doit payer 6 200 $ — sans compter les intérêts que l’IRS applique aussi sur ces pénalités. Cela peut facilement coûter des milliers, voire des dizaines de milliers de dollars à une entreprise.

Ces pénalités importantes existent pour inciter les employeurs à respecter la conformité fiscale et à protéger la capacité des travailleurs à déposer des déclarations précises dans les délais.

En résumé

Quand dois-je recevoir mon W-2 ? Avant le 31 janvier de l’année fiscale suivante — et le recevoir à temps est crucial pour respecter la date limite du 15 avril. Si votre W-2 n’est pas arrivé d’ici la mi-février, ne paniquez pas : contactez votre employeur, vérifiez les portails en ligne ou appelez l’IRS pour obtenir de l’aide. Vous avez des options pour déposer à temps, que ce soit par prolongation ou déclaration estimée. Du côté de l’employeur, l’IRS prend la conformité très au sérieux, avec des pénalités croissantes conçues pour garantir que chaque travailleur reçoive rapidement ce document essentiel. Si votre situation fiscale est complexe, travailler avec un professionnel peut vous apporter la tranquillité d’esprit.