Compreender os Prazos do W-2: Quando São Enviados os Formulários W-2 e O Que Acontece Se o Seu Empregador Perder o Prazo

Durante a época de declaração de impostos, uma tarefa crítica é localizar todos os documentos necessários para apresentar a sua declaração antes do prazo do IRS. Se deixou o seu emprego durante o ano fiscal, provavelmente está à espera do seu formulário W-2 — e o timing é importante. Quando os formulários W-2 são enviados tem implicações importantes para a sua declaração de impostos. Por lei, os empregadores devem emitir esses formulários até uma data específica, e compreender quando isso acontece pode ajudá-lo a planear com antecedência e saber o que fazer se o seu formulário chegar atrasado ou não chegar de todo.

A Linha do Tempo do W-2: Datas-chave que Precisa de Conhecer

O IRS estabeleceu um prazo firme que os empregadores devem seguir: todos os formulários W-2 devem ser enviados aos funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte. Se 31 de janeiro cair num fim de semana ou feriado, o prazo é adiado para o próximo dia útil. Para o ano fiscal de 2025, isto significa que todos os empregadores devem ter enviado os seus formulários W-2 aos funcionários até 31 de janeiro de 2026.

Este prazo de 31 de janeiro tem uma finalidade específica — dá aos funcionários tempo suficiente para reunir os seus documentos fiscais e apresentar as suas declarações até 15 de abril. A lei reconhece que os trabalhadores precisam desta janela para preparar declarações precisas, e os empregadores que não cumprirem o prazo enfrentam consequências financeiras significativas.

É importante notar que, quando um empregador envia um W-2 por correio, pode levar vários dias ou semanas até chegar após o prazo de 31 de janeiro. É por isso que os empregadores são obrigados a carimbar os formulários até 31 de janeiro, não a entregá-los até essa data. Se ainda estiver à espera do seu formulário semanas após 31 de janeiro, é altura de agir.

O Que É Exatamente um Formulário W-2 e Porquê que Isso Importa?

Antes de explorar o que fazer se o seu W-2 não tiver chegado, vale a pena entender por que este documento é tão essencial. O Formulário W-2, oficialmente chamado Declaração de Rendimentos e Impostos, é o documento que os empregadores usam para reportar os rendimentos dos funcionários e informações fiscais tanto aos trabalhadores como ao IRS.

O seu W-2 contém várias informações-chave:

Rendimentos e compensações. Mostra o total de salários, gorjetas e outras compensações recebidas durante o ano fiscal.

Imposto de renda federal retido. Esta linha indica quanto de imposto de renda federal o seu empregador deduziu dos seus salários ao longo do ano, com base nas suas opções de retenção W-4.

Contribuições para a Segurança Social e Medicare. O seu W-2 documenta as contribuições para a Segurança Social e Medicare, garantindo que recebe o crédito adequado para os seus futuros benefícios.

Impostos estaduais e locais. Se trabalhou num estado ou localidade com impostos sobre o rendimento, o seu W-2 mostra o que foi retido para esses fins.

Deduções adicionais e benefícios. O formulário pode incluir informações sobre contribuições para planos de reforma, prémios de seguro de saúde pagos através de deduções antes dos impostos, e outros benefícios para empregados.

O IRS compara as informações do seu W-2 com a sua declaração de impostos. Se a renda que reportar for diferente do que consta no seu W-2, ou se não apresentar declaração alguma, o IRS entrará em contacto consigo. Por isso, receber um W-2 preciso é crucial para garantir que a sua declaração de impostos está correta e completa.

Passos para Obter o Seu W-2 se Ainda Não o Recebeu

Se já passou bastante de 31 de janeiro e ainda não recebeu o seu W-2 de um empregador anterior, não entre em pânico — há várias abordagens que pode tomar.

Contacte diretamente o seu antigo empregador. Entre em contacto com o departamento de recursos humanos ou de folha de pagamento e peça educadamente que enviem o seu W-2. Confirme se têm o seu endereço de correio ou email atualizados. Se mudou de residência desde que saiu do emprego, o formulário pode ter sido entregue num endereço antigo. Peça uma estimativa de quando deve esperar recebê-lo.

Verifique se há acesso online. Muitos empregadores agora disponibilizam os formulários W-2 através de portais seguros online. Se o seu antigo empregador oferecer este serviço, faça login e descarregue o seu formulário diretamente. Muitas vezes, esta é a forma mais rápida de obter o seu W-2 sem esperar pela entrega postal.

Contacte o IRS para assistência. Se o seu empregador não responder ou afirmar que já enviou o seu W-2, pode ligar para o IRS pelo telefone 1-800-829-1040. Tenha prontos os seguintes dados ao ligar:

• O seu nome, endereço, número de Segurança Social e telefone
• Nome, endereço e telefone do seu antigo empregador
• As datas em que trabalhou lá
• Uma estimativa dos seus rendimentos e imposto retido, com base no seu último recibo de vencimento

O IRS entrará em contacto com o seu antigo empregador em seu nome para solicitar o W-2 em falta.

Solicite uma prorrogação de prazo se o prazo de 15 de abril estiver a chegar. Tem duas opções se estiver a ficar sem tempo. Primeiro, pode preencher o Formulário 4868 para solicitar uma prorrogação automática de seis meses. Tenha em mente que uma prorrogação dá-lhe mais tempo para apresentar a declaração, mas não para pagar os impostos devidos. Calcule o seu imposto estimado usando os seus recibos de vencimento e envie o pagamento até 15 de abril, mesmo que a sua declaração ainda não esteja completa. Assim que tiver a prorrogação, pode criar uma conta online no IRS e solicitar uma Transcrição de Rendimentos e Impostos, que mostra todas as informações do W-2 que o IRS tem registadas para si. Esta transcrição normalmente chega até junho ou julho.

Declare sem o W-2 usando o Formulário 4852. Alternativamente, pode apresentar a sua declaração de impostos usando o Formulário 4852, Substituto do Formulário W-2, Declaração de Rendimentos e Impostos. Isto permite-lhe estimar os seus rendimentos e impostos retidos com a maior precisão possível, com base nos seus recibos de vencimento. No entanto, se o seu W-2 real posteriormente mostrar informações significativamente diferentes, pode precisar de apresentar uma declaração retificadora. Trabalhar com um profissional de impostos durante este processo pode ajudar a garantir que apresenta tudo corretamente.

Penalizações para os Empregadores: As Consequências de Perder os Prazos do W-2

Os empregadores que não enviam os formulários W-2 a tempo enfrentam penalizações substanciais ao abrigo da lei federal. O IRS aplica penalizações por formulário, o que significa que uma violação afeta não só o empregado, mas também a cópia do IRS, multiplicando o custo para o empregador.

Para os formulários W-2 que deveriam ter sido enviados em 2024, a estrutura de penalizações é:

• Formulários enviados até 30 dias de atraso: $60 por formulário
• Formulários enviados entre 31 dias e 1 de agosto: $120 por formulário
• Formulários enviados após 1 de agosto ou não entregues: $310 por formulário
• Disregard intencional ou negligência deliberada: $630 por formulário

Imagine uma empresa com 10 empregados que não envia os W-2 até setembro. Como cada W-2 conta como duas formas (uma para o IRS, uma para o empregado), e cada uma custa $310, o custo é de $620 por empregado. Para 10 empregados, isso totaliza $6.200 em penalizações — e isto antes de o IRS acrescentar juros, que podem aumentar bastante o custo total.

A estrutura de penalizações cria um forte incentivo para os empregadores cumprirem o prazo de 31 de janeiro. Não há limite máximo para as penalizações, pelo que uma empresa com centenas de empregados pode enfrentar penalizações na ordem das centenas de milhares de dólares por uma falha sistemática em enviar os formulários W-2 atempadamente.

Conclusão

Compreender quando os formulários W-2 são enviados ajuda-o a manter-se organizado durante a época de impostos. Os empregadores devem enviar os W-2 até 31 de janeiro, dando aos funcionários tempo para declarar até 15 de abril. Se ainda não recebeu o seu W-2 de um empregador anterior, contacte-o, verifique portais online ou entre em contacto com o IRS. Se o tempo estiver a escassear, pode solicitar uma prorrogação ou usar o Formulário 4852 para declarar com estimativas. Entretanto, os empregadores enfrentam penalizações sérias por perder esses prazos, pelo que a maioria cumpre com o requisito. Mantenha-se proativo na monitorização do seu W-2 — é um dos documentos mais importantes de que vai precisar na altura de declarar impostos.